Tips Timemanagement: zorgvuldiger en effectief werken
Chaotische dagen en een planning die nooit af lijkt te komen. Herken jij dit? Dan is het misschien tijd om je eens te verdiepen in timemanagement. Met timemanagement leer je verstandig omgaan met jouw tijd. Ook betekent timemanagement schrappen en delegeren. We moeten namelijk wel realistisch blijven: nog meer doen in dezelfde tijd is en blijft onmogelijk. Wij geven je 6 tips hoe je zorgvuldiger om kunt gaan met jouw tijd.
Houd 1 takenlijst bij
Een takenlijst in je notebook, post-its met to-do’s op je monitor en zo nu en dan stuur je jezelf een mailtje met een herinnering. Geen zorgen. Je bent niet de enige die dit doet. Maar taken op verschillende plekken verzamelen, helpt je niet aan een overzichtelijke takenlijst. Houd daarom je taken op één lijst bij. Zo houd je overzicht. Je kunt zelf beslissen welke vorm het beste bij jou past.
Leer welke taken prioriteit hebben
Tijdens een werkdag krijg je veel taken op je afgevuurd. Alles lijkt dringend en belangrijk. Dit werkt niet efficiënt en is vaak erg vermoeiend. Daarom is het belangrijk om een onderscheid tussen de taken te maken. Waar jij jouw tijd aan spendeert is jouw keuze. Kies welke taken prioriteit hebben en voer deze eerst uit. Een taak met prioriteit voer je meteen uit of zet je op de takenlijst voor de langere termijn. Taken zonder prioriteit delegeer je aan iemand anders of schrap je van je takenlijst.
Methode: Stel jezelf bij iedere taak die je krijgt de vraag ‘Moet ik dit nu doen?’
- Moet ik dit nu doen?
Moet jij deze taak wel uitvoeren? Of vind je dat je dit moet doen, omdat het aan jou gevraagd is? Zeg pas ‘ja’ als je zeker weet dat dit een taak is die jij wilt en moet uitvoeren
- Moet ik dit nu doen?
Ben jij de beste persoon voor deze taak? Of kun je deze taak beter aan een collega uitbesteden?
- Moet ik dit nu doen?
Is dit de juiste actie voor dit moment? Soms is hetgeen wat gevraagd wordt niet dat wat op dit moment moet gebeuren. Kijk ook eens naar een alternatief.
- Moet ik dit nu doen?
Veel zaken lijken heel dringend, maar in werkelijkheid valt dat wel mee. Vraag jezelf eens af: Kan deze taak ook wachten?
- Moet ik dit nu doen?
Moet er wel daadwerkelijk actie ondernomen worden? Soms is een mailtje bedoeld om jou te informeren en hoef je niet meteen iets te doen.
Houd rekening met ad hoc werkzaamheden
Een collega belt: “Help, ik heb een spoedgeval! Kun jij iets voor mij doen?”. En dat terwijl je net lekker je planning op orde had. Plan ook voor ad hoc werkzaamheden tijd in. Daarmee voorkom je eigen werk niet af komt door ad hoc taken. Het is belangrijk dat je ook bij ad hoc nadenkt of de taak prioriteit heeft. Stel jezelf dan weer de vraag ‘Moet ik dit nu doen?’
Komt de taak toch niet lekker uit? Communiceer dan duidelijk zodat degene van wie het verzoek komt weet waar hij of zij aan toe is. Geef bijvoorbeeld aan wanneer je wel tijd hebt of verwijs je collega door naar iemand die het probleem ook kan oplossen.
Zet je telefoon op stil
We krijgen op een dag heel veel prikkels. Deze zorgen voor afleiding van je werk. Afleidingen weerstaan is veel gemakkelijker als je deze afleiding niet kunt zien of horen. Zet daarom je telefoon op stil en leg ‘m in je tas. Ook kun je de ‘niet storen’ functie op je telefoon gebruiken als je geconcentreerd wilt werken.
Maak taken af
Onafgemaakte zaken blijven door je hoofd spoken. Lig je ‘s avonds in je bed, dan komen alle taken die je nog moet afmaken nog een keer weer voorbij. Dit zorgt voor chaos. En weinig slaap. Als je een taak afmaakt, dan denk je er ook niet meer over na. Hiermee creëer je rust in je hoofd. Nog een extra reden om taken af te maken: iets afmaken voelt heerlijk!
Leer duidelijk ‘nee’ zeggen
Iets wat binnen jouw functie valt of taken die alleen jij kunt uitvoeren, daar kun je geen ‘nee’ tegen zeggen. Maar bij andere werkzaamheden: wees kritisch en zeg ‘nee’ als je niet enthousiast wordt van de taak. Hoe doe je dit? Het is eigenlijk heel eenvoudig. Vraagt jouw collega om jouw hulp en ben je hier niet meteen enthousiast over? Laat merken dat je niet enthousiast bent en zeg heel simpel: ‘Nee’. Als dit mogelijk is kun je de collega een alternatief aanbieden. Dan heb je jouw collega alsnog geholpen.
Lees meer:
Op weg naar mooier werk: Meer zicht op je werkzaamheden
